Salve a tutti !

Era un po’ che non pubblicavo qualcosa: ho avuto molto da fare negli ultimi tempi, per cui non sono proprio riuscito a scrivere nulla. Questa mattina però, mi sono imbattuto in un commento (pubblicato da un utente in uno degli articoli sul “corso di excel”), nel quale mi si fa una domanda, che riassumo più o meno così:

” è possibile, scrivendo un determinato testo in una cella, far comparire, nella cella a fianco, un determinato dato, prendendo come base dati un altro foglio di excel ? “

Fortunatamente Excel è molto completo come programma (ci si può fare davvero molto, ve lo garantisco), ed è compresa anche questa possibilità.

Vediamo brevemente come fare.

Partiamo dalla situazione di partenza. Una colonna intestata “Nome”, ed una colonna intestata “Età” (potrebbe essere qualsiasi altra cosa, ma è giusto per semplificare).

Vediamole:

Abbiamo poi un altro foglio di lavoro, all’interno del quale ci sono i dati dai quali vogliamo attingere. Vediamolo:

Ora, il nostro problema è: vorremmo poter “scrivere” (a mano), nel primo foglio, uno dei nomi di battesimo contenuti nel secondo foglio, e vorremmo che nella colonna “Età”, venisse scritto in automatico il valore corretto.

Tutto questo è facilmente risolvibile con la cara vecchia formula “cerca.vert”.

Vediamo come fare.

“Dipingiamo” la colonna B (dove c’è l’età), del primo foglio (quella che è ancora vuota), di un colore a nostra scelta. Per farlo, selezioniamo la colonna con il mouse, e scegliamo un colore di riempimento delle dalla barra degli strumenti. Il colore ci serve a ricordare che la colonna B del primo foglio, è una colonna “speciale”, all’interno della quale vi saranno delle formule (da non modificare).

Il risultato è più o meno questo:

Ora, nella prima colonna, proviamo a scrivere “Giovanni”. Chiaramente nella colonna età non comparirà niente (ovviamente… non ci sono ancora le forumule !!!   )

E allora provvediamo subito. Abbiamo detto che dobbiamo scrivere una formula con il cerca.vert che “punti” su un altro foglio per il procacciamento dei dati. Vediamo come scriverla.

NB: nel mio caso, il primo foglio si chiama “Foglio1″, il secondo foglio si chiama “Dati” (per rinominare i fogli vi basta fare doppio click sul loro nome, nella parte in basso della finestra di excel, ed inserirne uno nuovo).

La formula che andiamo a scrivere, dirà ad Excel di leggere il valore della cella A2, andare a vedere nel foglio “Dati”, cercare quel valore (il nome), e restituirci il valore a fianco (l’età).

E cioè:

=cerca.vert(quale_valore;dove_lo_cerco;con_quale_criterio)

Per cui posizioniamoci nella cella B2 e scriviamo la formula.

La formula è quindi:

=cerca.vert(A2;dati!A:B;2;falso)

che significa appunto:

cerca il valore che vedi nella cella A2;
cercalo nel foglio dati e precisamente nell’intervallo che comprende le colonne da A a B;
una volta che l’hai trovato, dammi il valore che gli sta a fianco (il 2 significa la seconda colonna a partire dalla ” A “, compresa la A);
sii preciso nei risultati

Specifico che il parametro “dove lo cerco”, ha la seguente forma:

nome_foglio!colonna_iniziale:colonna_finale

Si fa molto più in fretta a selezionare le colonne col mouse (dopo che avete scritto il punto e virgola dopo “A2″, nella formula), piuttosto che scrivere a mano… ma sapere cosa vuol dire direi che non guasta.

A questo punto, premiamo invio, e vediamo il risultato:

Excel va a pescare il valore “Giovanni” e mi restituisce il valore che ha a fianco, cioè l’età.

Ora selezioniamo la cella B2 e premiamo sulla tastiera “Ctrl C ” , cioè contemporaneamente il tasto CTRL e il tasto C (è la scorciatoia per la funzione “copia”).

Fatto ciò, selezioniamo un bel po’ di celle sotto la B2, in questo modo:

Una volta selezionate le celle, premiamo CTRL V (che è la scorciatoia per incollare i dati, cioè la nostra formula).

Che schifezza di risultati ! Eppure è normale che sia così: nelle celle a fianco a quelle che non hanno valori (i nomi di battesimo), comparirà un tristissimo ” #N/D “, che significa semplicemente che Excel non trova quello che vogliamo.

A questo punto, possiamo DIMENTICARCI della colonna B (l’abbiamo preparata a puntino con la sua bella formula all’interno), e possiamo iniziare a lavorare sulla colonna A, inserendo i nomi che vogliamo per vedere se c’è corrispondenza con i nostri dati.

Un piccolo esempio:

Come possiamo vedere, le celle nelle quali scriviamo un nome di battesimo contenuto nel foglio dati, darà come risultato nella colonna a fianco l’età della persona. In caso non vi sia corrispondenza, il risultato sarà, ovviamente ” #N/D.

Spero che la guida possa essere stata utile a molti !

Alla prossima,

Gorilla

Ed eccoci alla quinta puntata di questo avvincente (:-|) mini corso di Excel. Ne approfitto per dirvi che, se doveste avere bisogno di comprendere meglio un determinato argomento relativo al foglio di calcolo più famoso del mondo, non avete che da chiederlo nei commenti.

In questa puntata vorrei parlare delle tabelle Pivot, che tante volte mi hanno facilitato la vita in ambito lavorativo (che poco ha, purtroppo, a che vedere, con il mondo della tecnologia e dell’elettronica di consumo, ma che richiede un massiccio utilizzo di Excel ).

Vediamo a cosa servono e come si utilizzano.

Le tabelle Pivot sono uno strumento assolutamente imprescindibile per chi utilizza Excel per elaborare basi dati di una certa dimensione. Non conoscere questo strumento significa non sfruttare Excel al massimo delle sue potenzialità, e significa che un lavoro che potreste fare in 5 minuti, dovrete farlo in mezz’ora.

Come dicevo, la funzione principale delle tabelle Pivot, è quella di consentire una agevole organizzazione dei dati.

Facciamo un esempio.

Prendiamo, come base di partenza, una semplice base dati (nella vita reale avrete sicuramente basi dati composte da 30.000 righe e 30 colonne, ma non posso utilizzarne una di queste dimensioni in un esempio !):

Come vedete abbiamo una base dati all’interno della quale ogni riga rappresenta una persona, ed ogni colonna un dettaglio relativo alla persona stessa (ad esempio l’impiego, l’età, la città e lo stipiendio).

Le tabelle pivot ci consentono di prendere questi dati e riorganizzarli secondo nostra necessità.

Vediamo quindi come creare una tabella Pivot.

Clicchiamo sul menu “Dati” e poi “Rapporto Tabella Pivot” (il nome del menu potrebbe essere leggermente differente a seconda della versione di Excel che state utilizzando, così come l’impostazione grafica delle finestre, ma il succo non cambia).

Nella finestra di dialogo che si aprirà, selezioniamo “Elenco o Database Microsoft Excel” e clicchiamo su Avanti.

A questo punto excel ci chiederà dove si trovano i dati che vogliamo organizzare nella tabella pivot che stiamo per creare: selezioniamoli (dalla cella A1 alla cella F7) con il mouse oppure scriviamo direttamente l’intervallo e cioè

Foglio1!$A$1:$F$7   (sempre che il vostro foglio di lavoro si chiami “Foglio1″).

A questo punto fate click su “Avanti” e successivamente su “Fine”. Excel avrà creato una tabella Pivot (ancora vuota, per adesso) in un nuovo foglio di lavoro.

Cosa ci possiamo fare ? Vediamo prima di tutto come si presenta.

Come possiamo vedere le zone che possiamo modificare, sono 4:

Campi Riga;
Campi Colonna;
Campi Pagina;
Dati

Invece di dare sterili definizioni ai quattro elementi, vediamo un esempio semplice fatto con la base dati che abbiamo selezionato precedentemente:

Dal menu contestuale che si apre non appena facciamo clic su una qualsiasi cella di una tabella pivot, trasciniamo l’elemento “Professione” nei campi riga, e l’elemento “Stipendio” nel campo dati. A quest’ultimo verrà automaticamente assegnata la funzione “somma”: in altre parole, Excel provvederà a raggruppare i nostri dati per l’elemento “Professione” e sommerà i relativi stipendi.

Avremo, come risultato, questo:

Nella nostra base dati, gli impiegati guadagnano complessivamente 1000 euro, gli imprenditori 2.700 euro mentre i professionisti 4.700 euro. In totale le persone della nostra base dati guadagnano 8.400 euro.

E se volessimo sapere quando guadagna, in media, ogni tipologia di professione ?

Ci basta fare click su uno qualsiasi dei campi dati (per esempio la cifra 2.700), e col tasto destro del mouse selezionare “impostazioni campo”. A questo punto, al posto di “somma”, selezioniamo “media“.

Notate come cambia il “titolo” della tabella pivot (non è un reale titolo, ma non trovo definizione più a datta).

Da “Somma di Stipendio”, che significa: “Sto facendo la somma degli stipendi per ogni tipologia di professione“,

a “Media di Stipendio”, che significa “Sto facendo la media degli stipendi per ogni tipologia di professione“.

Ecco una schermata:

Come possiamo vedere, tutti gli importi sono variati, rispetto a prima (tranne il primo, relativo allo stipendio dell’impiegato: in questo caso, il valore medio è uguale a quello della sommatoria perchè c’è un solo impiegato nella base dati, per cui i due valori saranno equivalenti): Excel calcolerà automaticamente, per ogni professione, la media dello stipendio guadagnato.

Per tornare alla situazione di partenza, selezioniamo un importo medio a caso (ad es. 1000), facciamo click su impostazioni campo e selezioniamo “somma”.

Ora aggiungiamo qualche dettaglio. Proviamo ad aggiungere il nome.

Clicchiamo su una zona qualsiasi della tabella pivot, e dal menu contestuale che compare, trasciniamo il campo “cognome” di fianco alla colonna che contiene le professioni.

Capita, a questo punto, un fatto interessante e molto utile: Excel suddividerà, per ogni tipo di professione, gli stipendi guadagnati da ciascun “Cognome” e creerà un sub-totale nel quale si potrà continuare a visualizzare qual è la somma totale guadagnata da ogni tipologia di professione.

Complichiamo ancora un po’ le cose e trasciniamo l’elemento “Età” all’interno dei campi colonna.

Comparirà questo:

In sostanza, oltre a tutte le informazioni già presenti prima, abbiamo aggiunto, organizzate per colonna, le varie età delle persone coinvolte nella nostra base dati.

Sapremo quindi che le persone che hanno 18 anni guadagnano complessivamente 1.000 euro, chi ne ha 28 ne guadagna 2100, chi ne ha 35 ne guadagna 3300 e chi ne ha 76 ne guadagna 2000.

Ora aggiungiamo ancora un “filtro” alla nostra tabella pivot: l’elemento “città”. Proviamo a trascinarlo nei campi “Pagina” (il campo più in alto, sopra la tabella pivot).

Ora avremo la possibilità di visualizzare i dati relativi alle persone di ogni singola città, a nostra scelta. La situazione iniziale ci fornirà una panoramica complessiva, come questa:

Come vedete, nel campo pagina “città”, è visualizzato il parametro “Mostra tutto”, cioè Excel ovviamente non sceglie un parametro di suo gradimento, ma ci consente di selezionarlo a nostra volta. Proviamo a selezionare “Roma”.

Come vedete, in questo modo, la tabella pivot ci mostra tutti i dettagli che abbiamo richiesto in precedenza (ovvero lo stipendio delle persone nel database, suddivise per professione, cognome ed età), ma per la sola città di Roma.

Un’ultimo consiglio sui totali: se non volete visualizzare i sub-totali per ogni elemento che avete trascinato nei campi riga, vi basterà fare doppio click sul campo del quale non volete il sub-totale e selezionare “Sub-totali:nessuno”. La tabella pivot risulterà quindi questa:

Concludo questa piccola trattazione specificando ancora una volta che, ovviamente, le tabelle pivot non vi serviranno con basi dati di limitate dimensioni come quella dell’esempio, ma saranno assolutamente preziose nel caso doveste scontrarvi con database da 30.000 righe molto complessi.

Sperando che la guida vi sia stata utile,

al prossimo articolo,

Gorilla

Proseguiamo con questo mini corso Excel che pare stia facendo comodo a molti.

Oggi vorrei parlare del funzionamento degli operatori E, O, NON all’interno delle formule con il SE.

Per il funzionamento delle formule con il SE, vi rimando alla puntata precedente (parte 3: formule con il SE).

I tre operatori: E, O, NON, ci consentono di ampliare il ventaglio delle possibilità offerte dall’operatore SE.

Normalmente le formule con il SE vengono utilizzate in accoppiata con gli operatori di uguaglianza ( = ), oppure con gli operatori > e < (maggiore e minore). Utilizzare anche gli operatori E, O, e NON, ci consentirà di avere ancora più flessibilità nelle formule.

Vediamoli in dettaglio.

L’operatore E.

Questo operatore ci consente, all’interno di una formula SE, di dire ad excel che una determinata condizione è verificata solo se si verificano contemporaneamente due o più condizioni.

Vediamo come si presenta la struttura di una formula SE con operatore E:

=SE(E(cella1=”condizioneA”;cella2=”condizioneB”);
allora_fai_così;altrimenti_fai_cosà)

Vediamo che la E va sempre messa all’interno della condizione di “test” del SE.

In sostanza stiamo dicendo ad Excel che, SE nella cella1 si verifica la condizione A, e contemporaneamente si verifica nella cella 2 la condizione B, allora nella cella che contiene la formula deve scrivere un certo valore, altrimenti ne scriverà un altro.

Un semplice esempio:

Mi si perdoni la poca fantasia, quando si parla di fogli di calcolo mi è difficile essere creativo

Nel nostro foglio abbiamo tre colonne:

Nome della casa; Vista Mare SI/NO; Giardino SI/NO

Nella colonna D vogliamo far desumere ad Excel, sulla base dei dati presenti, se il valore della casa è alto oppure no.

Nella formula che vedete nell’esempio ho scritto:

=SE(E(nella cella B2 c’e’ scritto SI e nella cella C2 c’è scritto SI)allora scrivi Alto, altrimenti non scrivere nulla)

Con la sintassi giusta si ha: =SE(E(B2=”SI”;C2=”SI”);”Alto”;”")

Le virgolette dopo “Alto” ( “” ) (aperte e chiuse virgolette) dicono ad Excel di non scrivere nulla.

Il risultato è ovviamente:

Complichiamo la formula e diciamo ad excel che, se la casa non ha giardino nè vista mare, il valore sarà basso, se ha solo vista mare o solo giardino il valore sarà medio.

Scriveremo quindi:

La formula è ben più complicata perchè dobbiamo aggiungere, oltre al SE e all’ E, anche l’ O.

L’operatore O dice ad Excel che una determinata condizione è verificata se O una O l’altra condizione sono verificate (anche non contemporaneamente, è questo che lo differenzia dall’E).

La formula è:

=SE(E(B2=”SI”;C2=”SI”);”Alto”;
SE(O(E(B2=”SI”;C2=”NO”);E(B2=”NO”;C2=”SI”));”Medio”;“Basso”))

Che vuol dire:

Prima condizione

Se nella cella B2 c’è scritto SI, e nella cella C2 c’e’ scritto SI ; allora scrivi Alto

altrimenti, Seconda condizione

SE nella cella B2 c’è scritto SI e nella C2 c’è scritto NO

OPPURE (è l’operatore O)

nella cella B2 c’è scritto No e nella C2 c’è scritto SI ; allora scrivi Medio

altrimenti, Terza condizione

se nessuna delle precedenti combinazioni si verifica (il che vuol dire che nelle due celle ci sarà sicuramente scritto NO e NO ), scrivi “Basso”.

Il risultato è ovviamente:

Per raggiungere lo stesso risultato avremmo potuto anche utilizzare l’operatore NON.

Questo operatore dice ad Excel che se in una data cella NON c’è scritto un dato valore, allora la formula dovrà scrivere una determinata cosa.

Utilizzare l’operatore NON con l’esempio precedente è un po’ contro-intuitivo (perchè si tratta di affermazioni/negazioni che complicherebbero troppo). Cambiamo quindi la struttura dei dati per far capire meglio.

Nella prima colonna abbiamo sempre il nome della casa, nella seconda colonna avremo la prima caratteristica della casa, nella terza colonna avremo un’altra caratteristica e nella quarta la nostra formula che stimerà il valore della casa.

La formula è:

=SE(E(NON(B2=”Giardino”);NON(C2=”Vista Mare”));

“Basso”;SE(E(NON(B2=”Giardino”);C2=”Vista Mare”);”Medio”;“alto”))

E dice:

Prima condizione

Se nelle celle B2 e C2 non c’e’ scritto nè “Giardino” nè “Vista Mare”;

allora scrivi “Basso”;

Altrimenti, seconda condizione

Se nella cella B2 non c’è scritto giardino ma nella cella C2 c’è scritto vista mare,

allora scrivi medio;

Atrimenti, terza condizione

se non si verificano le precedenti condizioni, scrivi “alto”

Chiaramente questo esatta formula non tiene conto di altri possibili valori che potrebbero assumere le celle nelle colonne “caratteristica 1″ e “caratteristica 2″, per cui nella vita reale difficilmente vi capiterà una situazione del genere: una semplificazione però era necessaria per spiegare meglio come funzionano i vari operatori.

E’ chiaro che, come tutte le formule di Excel, queste vi saranno utilissime nel caso doveste avere molti dati da elaborare (non certo tre righe come quelle dell’esempio). Vi faranno risparmiare davvero molto tempo.

Spero che questa guida possa aver fatto comodo a qualcuno.

Al prossimo articolo,

Gorilla

E siamo arrivati alla terza puntata di questo mini corso di Excel. Oggi vorrei affrontare un tema davvero importante, se non fondamentale: le forumle che utilizzano l’operatore logico SE .

Iniziamo dall’operatore SE. Cosa possiamo farci ?

Una premessa importante: l’esempio che segue è semplificato per poter fornire una spiegazione comprensibile. Nella realtà non vi capirerà di avere situazioni così semplici, ma spesso dovrete fare i conti con una quantità di dati molto più imponente. Ed è qui che l’uso dell formule dà il meglio di sè: consente di automatizzare processi che altrimenti risulterebbero impossibili da effettuare manualmente.

L’operatore SE, utilizzato in una formula, ci consente di far fare ed Excel una determinata operazione al verificarsi di un particolare evento. In particolare consente di “scrivere” il contenuto di una cella, in funzione delle variabili che gli abbiamo dato in pasto.

Vediamo la struttura della formula:

=se(test;se_vero;se_falso)

che significa

=se(succede_questo;allora_fai_così;altrimenti_fai_cosà)

Prendiamo un facile esempio. Immaginiamo di avere un foglio di excel così strutturato

Diciamo che, sulla base dell’età delle persone, vogliamo far scrivere ad Excel, sulla colonna appena a destra della ” B “, se una persona è “giovane”, oppure no.

Utilizziamo l’operatore SE, e scriviamo la seguente fomula, posizionandoci nella cella C2:

=SE(B2<18;”Giovane”;0)

che significa:

SE nella cella B2 (quella che contiene il dato sull’età della persona) il valore è inferiore a 18, allora scrivi “Giovane”, altrimenti scrivi ” 0 ” (zero).

Copiamo la foruma (control + c) e incolliamola anche nelle celle sottostanti (control + v).

Nota: per far “scrivere” ad excel un valore, occorre, all’interno della forumula, inserire il testo da far scrivere tra le virgolette ” “.

Il risultato della formula sarà ovviamente questo:

Vediamo però che, se nella cella di fianco alla persona con età 15 avremo il valore “Giovane”, negli altri casi Excel ha correttamente scritto il valore “0″ (zero), come da noi specificato.

Complichiamo un po’ le cose. Diciamo ad excel che vogliamo che, quando l’età è maggiore di 18 anni, ci scriva il valore “anziano”. La formula sarà:

=SE(B2<18;”Giovane”;”Anziano”)

Come si può notare, abbiamo detto ad Excel che, in caso trovasse nella colonna B un valore inferiore a 18 deve scrivere “Giovane”, altrimenti deve scrivere “Anziano”.

Copiando la formula anche nelle celle sottostanti otterremo questo:

Ora complichiamo le cose ancora un po’: vogliamo dire ad excel che, nel caso trovi un valore compreso tra 18 e 65, scriva “Maturo”, negli altri casi scriva o Giovane o Anziano. Vediamo come fare.

La forumula dovrà avere due componenti SE, cioè dovrà seguire questa struttura:

=se(succede_questo;allora_fai_così;se(succede_questo;allora_fai_così;
altrimenti_fai_cosà);altrimenti_fai_cosà)

Sembra molto complicato, ma non lo è poi così tanto. Vediamo la formula reale come risulterebbe.

=SE(B2<18;”Giovane”;SE(E(B2>18;B2<65);“Maturo”;”Anziano”))

Abbiamo aggiunto l’operatore “   E   “, che ci aiuta nel precisare meglio il verificarsi di alcune condizioni.

Nell’esempio, la formula significa:

=se nella cella B2 trovi un valore inferiore a 18;allora scrivi “Giovane”;altrimenti SE nella cella B2 trovi un valore che è contemporaneamente maggiore di 18 e minore di 65;allora scrivi “Maturo”;altrimenti se non si verifica nessuna delle due condizioni precedenti (il che vuol dire che il valore sarà sicuramente superiore a 65) allora scrivi “Anziano”.

In pratica abbiamo “nidificato” un secondo SE all’interno di un SE. Excel supporta fino ad un massimo di 11 SE (se non vado errato) nidificabili. Per cui potrete arrivare a funzioni particolarmente intricate (Se succede questo;allora fai così; altrimenti se succede quest’altro; allora fai cosà;altrimenti se succede quest’altro ancora;allora fai così… eccetera eccetara)

Vediamo come risulta nella pratica:

Sperando che questa guida vi possa essere stata d’aiuto, vi saluto

Seconda puntata di questo mini corso di Excel (nella prima puntata ho parlato del cerca.vert)

Questa volta voglio parlare di un insieme di funzioni Excel che vi aiuteranno nell’arduo compito di “isolare” parti di testo, cioè, a partire da una “stringa” (una frase, una parola, o qualsiasi altra informazione testuale), Excel ne può estrarre una parte con determinati criteri.

Vediamo un caso classico: abbiamo trovato da qualche parte una lista contatti, ma ci interessa avere i vari dettagli separati per “campo” (cioè: Nome, Cognome, Indirizzo, ecc…) e non tutti insieme nella stessa cella.

Ci sono due situazioni di partenza molto differenti.

1) Nella stringa di testo ci sono dei delimitatori, ovvero la situazione è questa:

Come vedete, è una situazione di partenza già molto “fortunata”, perchè ogni “campo” è già delimitato da un simbolo (in questo caso la virgola), questo ci agevola non poco la vita. Vediamo come fare per separare i campi e metterli in colonna.

Occorre usare la funzione “Testo in colonne”, selezionandola dal menu “Dati”:

Comparirà una finestra di dialogo che ci consentirà di dire ad Excel qual è il delimitatore da usare per separare i campi.

Prima di tutto selezioniamo “delimitati”

Dopo di che, selezioniamo “altro” ed inseriamo la virgola nello spazio a fianco. Verifichiamo che excel interpreti il tutto correttamente (campi sottostanti)

A questo punto premiamo il pulsante “Fine”: il nostro testo sarà correttamente diviso in colonne.

Spesso però ci si trova davanti a situazioni di partenza molto più complicate, per cui dovremo ricorrere all’uso di alcune forumule. Ed è il secondo caso:

2) Nella cella di partenza non ci sono delimitatori o ve ne sono di diversi

E cioè abbiamo i campi delimitati da “delimitatori” diversi tra loro (nel caso, virgole e trattini). Non potremo quindi utilizzare la funzione “testo in colonne”. Come fare ? Vediamo.

Di fianco alla colonna che contiene gli indirizzi, creeremo una colonna che chiameremo “lunghezza”.

In questa colonna verrà calcolata la lunghezza (in termini di numero di caratteri) della cella a fianco (che contiene gli indirizzi).

Posizioniamoci quindi a fianco della cella che ci interessa “misurare” (nel nostro caso vogliamo misurare la cella A3, posizioniamoci in B3) e scriviamo:    =lunghezza(A3)

Il risultato sarà proprio il conteggio del numero dei caratteri della cella A3. Copiamo la formula anche per le righe sottostanti.

Dopo di che dovremo creare un’altra colonna nella quale verrà calcolata la posizione del primo separatore che ci interessa isolare, nel caso, la virgola. Posizioniamoci quindi nella cella C3 e scriviamo:

=trova (“,”;A3)

La funzione trova ci restituisce la posizione del testo che vogliamo cercare (nel nostro caso la virgola) all’interno della cella che la contiene. E’ importante sottolineare che il primo parametro (il testo che vogliamo cercare) sia posto fra le virgolette   “   “  , nel nostro caso:    “,”   (la virgola è tra le virgolette).

Adesso possiamo “tirare fuori” il dato “Nome e Cognome”.

Posizioniamoci nella cella D4 e scriviamo

=SINISTRA(A3;C3-1)

La funzione “sinistra” ci consente di prendere la parte sinistra del testo di una data cella. Nel nostro caso avremo che la cella che contiene il testo da “spezzare” è la A3, ed il numero di caratteri da prendere in considerazione è contenuto nella cella C3 (che abbiamo calcolato in precedenza). In altre parole, stiamo dicendo ad excel di prendere la parte sinistra della cella A3, e di fermarsi alla virgola. Inseriamo il “   -1  ” finale per evitare che venga preso in considerazione lo “spazio” finale.

A questo punto cerchiamo di estrarre la parte di indirizzo, che si trova a destra di nome e cognome.

Utilizziamo quindi la funzione “DESTRA” che fa la stessa cosa di “SINISTRA” ma al contrario.

Scriviamo quindi:

=DESTRA(A3;B3-C3-1)

Stiamo quindi dicendo ad Excel di prendere la parte destra della cella A3, e di fermarsi alla virgola. La posizione della virgola viene indicata nella formula con la “sotto-formula”  B3-C3: infatti questa operazione ci dice quanti caratteri ci sono, a partire da destra, prima della virgola. Il “   -1 ” viene aggiunto per evitare che venga preso lo spazio.

Avremo così la nostra lista di indirizzi nella colonna E.

Possiamo poi procedere ed isolare anche le due parti dell’indirizzo che sono a destra e a sinistra del trattino, usando lo stesso procedimento (avremo quindi in una cella la via col numero civico, e nell’altra il cap e la città).

Un ultimo passaggio, con gli stessi criteri, ma utilizzando il delimitatore ” spazio “, ci consente di isolare ogni singola parola.

Sperando di aver aiutato qualcuno con questo articolo, vi prego di voler segnalare eventuali parti non chiare o non complete.

Al prossimo articolo,

Gorilla

Cambiamo un po’ tema, ogni tanto non fa male, visto che “digitale” non è solo sinonimo di audio e di video, ho pensato che potesse fare comodo a molti un mini corso a puntate sull’applicativo di calcolo più famoso del mondo: Microsoft Excel.

Non volendo però partire dalle funzioni base (somme, operazioni algebriche, ordinamento delle colonne, eccetera), inizio con la funziona regina: il cerca.vert.

Il cerca.vert è una funzione davvero comoda. Ci consente di trovare corrispondenze tra dati, in modo facile e veloce.
In particolare, ci consente, a partire da una determinata base dati esistente (spesso molto “voluminosa”), di estrarre le corrispondenze dei soli elementi che ci interessano. Un esempio vale più di mille definizioni.

Iniziamo a vederne la struttura. La funzione si presenta così:

=cerca.vert(valore;matrice_tabella;indice;intervallo)

tradotto in stile gorilla, la funzione significa:

=cercami_in_verticale(cosa_devo_cercare;dove_lo_cerco;con_che_criterio_
lo_cerco;faccio_il_pignolo?)

Vediamo un esempio.

Immaginiamo di avere un foglio dati con moltissime righe, come questo:

E’ un elenco di giocatori di calcio, con i dettagli relativi alla quotazione (per il fantacalcio), alla squadra nella quale giocano e al ruolo nel quale giocano. L’elenco ovviamente è molto più lungo, ma ve ne riporto un piccolo estratto per non appesantire l’articolo.

Immaginiamo ora di voler sapere, senza dover “perdere la vista”, in che ruolo gioca Benussi, quanto vale e per che squadra gioca.

Niente di più semplice.

Scriviamo il nome che vogliamo cercare (in questo caso Benussi) in una cella vuota a piacere. Scriviamolo ad esempio nella cella E34

Posizioniamoci nella cella a fianco di quella col cognome da cercare e scriviamo:

=cerca.vert(E34;

con questa parte di formula stiamo dicendo ad Excel di attivare la funzione cerca.vert, e stiamo dicendo che il valore da cercare (il cognome, in questo caso) sta nella cella E34.

Dopo il punto e virgola, dovemo inserire il “dove” cercare: dovremo dire ad Excel dove deve andare a cercare quel cognome.
Diciamogli di cercarlo nell’elenco dei giocatori (nel mio caso l’elenco ha “coordinate” A1:D28, cioè la tabella intera occupa la posizione che va dalla cella A1 fino alla D28). Per inserirlo nella formula, posizioniamoci con il mouse dopo il punto e virgola, e con il mouse selezioniamo la matrice dei giocatori (quella che va da A1 a D28). Potremmo anche decidere di non usare il mouse e di scrivere a mano le coodinate (ovvero A1:D28). Ricordiamoci sempre che la prima colonna della nostra matrice selezionata dovrà contenere il dato che ci interessa cercare. Se vogliamo cercare un cognome, la prima colonna della nostra matrice dovrà contenere l’elenco dei cognomi (e assolutamente non altro)

A questo punto la nostra formula risulterà:

=cerca.vert(E34;A1:D28;

Ora è tempo di inserire l’indice. Cosa fa l’indice ? Dice ad excel con che criterio cercare i dati. In pratica, a partire dalla prima colonna che abbiamo selezionato nella matrice (che sappiamo contenere i cognomi), l’indice dice ad excel quali dati pescare. Se inseriamo “1″ come indice, excel prenderà la prima colonna, ovvero quella dei cognomi, e quindi ci restituirà un cognome. Molto più interessante inserire un indice “superiore”, perchè in questo modo excel ci restituirà un valore che sta “a lato” del cognome che vogliamo cercare. Mettiamo come indice il 3. In questo caso la funzione ci dirà in quale squadra gioca il giocatore che stiamo cercando. Compiliamo quindi il resto della funzione.

=cerca.vert(E34;A1:D28;3;

Arrivati a questo punto dobbiamo inserire un intervallo logico. Senza entrare in tecnicismi, vi basti sapere che inserendo la parola “vero”, excel non sarà preciso e cercherà il valore più simile a quello che abbiamo detto di cercare. Inserendo il valore “falso” (questa è l’opzione più utilizzata), excel ci dirà esattamente la corrispondenza. Finiamo quindi la funzione:

=cerca.vert(E34;A1:D28;3;falso)

Risultato ? Livorno. Benussi gioca nel Livorno. Ecco svelato l’arcano.

Ecco una schermata riassuntiva:

Nella speranza che questa guida possa aiutare le persone più “a digiuno di excel”, vi saluto gorillando.

Al prossimo articolo,

Gorilla