Mini Corso Excel – appendice sul cerca vert

Salve a tutti !

Era un po’ che non pubblicavo qualcosa: ho avuto molto da fare negli ultimi tempi, per cui non sono proprio riuscito a scrivere nulla. Questa mattina però, mi sono imbattuto in un commento (pubblicato da un utente in uno degli articoli sul “corso di excel”), nel quale mi si fa una domanda, che riassumo più o meno così:

” è possibile, scrivendo un determinato testo in una cella, far comparire, nella cella a fianco, un determinato dato, prendendo come base dati un altro foglio di excel ? “

Fortunatamente Excel è molto completo come programma (ci si può fare davvero molto, ve lo garantisco), ed è compresa anche questa possibilità.

Vediamo brevemente come fare.

Partiamo dalla situazione di partenza. Una colonna intestata “Nome”, ed una colonna intestata “Età” (potrebbe essere qualsiasi altra cosa, ma è giusto per semplificare).

Vediamole:

Abbiamo poi un altro foglio di lavoro, all’interno del quale ci sono i dati dai quali vogliamo attingere. Vediamolo:

Ora, il nostro problema è: vorremmo poter “scrivere” (a mano), nel primo foglio, uno dei nomi di battesimo contenuti nel secondo foglio, e vorremmo che nella colonna “Età”, venisse scritto in automatico il valore corretto.

Tutto questo è facilmente risolvibile con la cara vecchia formula “cerca.vert”.

Vediamo come fare.

“Dipingiamo” la colonna B (dove c’è l’età), del primo foglio (quella che è ancora vuota), di un colore a nostra scelta. Per farlo, selezioniamo la colonna con il mouse, e scegliamo un colore di riempimento delle dalla barra degli strumenti. Il colore ci serve a ricordare che la colonna B del primo foglio, è una colonna “speciale”, all’interno della quale vi saranno delle formule (da non modificare).

Il risultato è più o meno questo:

Ora, nella prima colonna, proviamo a scrivere “Giovanni”. Chiaramente nella colonna età non comparirà niente (ovviamente… non ci sono ancora le forumule !!!   )

E allora provvediamo subito. Abbiamo detto che dobbiamo scrivere una formula con il cerca.vert che “punti” su un altro foglio per il procacciamento dei dati. Vediamo come scriverla.

NB: nel mio caso, il primo foglio si chiama “Foglio1″, il secondo foglio si chiama “Dati” (per rinominare i fogli vi basta fare doppio click sul loro nome, nella parte in basso della finestra di excel, ed inserirne uno nuovo).

La formula che andiamo a scrivere, dirà ad Excel di leggere il valore della cella A2, andare a vedere nel foglio “Dati”, cercare quel valore (il nome), e restituirci il valore a fianco (l’età).

E cioè:

=cerca.vert(quale_valore;dove_lo_cerco;con_quale_criterio)

Per cui posizioniamoci nella cella B2 e scriviamo la formula.

La formula è quindi:

=cerca.vert(A2;dati!A:B;2;falso)

che significa appunto:

cerca il valore che vedi nella cella A2;
cercalo nel foglio dati e precisamente nell’intervallo che comprende le colonne da A a B;
una volta che l’hai trovato, dammi il valore che gli sta a fianco (il 2 significa la seconda colonna a partire dalla ” A “, compresa la A);
sii preciso nei risultati

Specifico che il parametro “dove lo cerco”, ha la seguente forma:

nome_foglio!colonna_iniziale:colonna_finale

Si fa molto più in fretta a selezionare le colonne col mouse (dopo che avete scritto il punto e virgola dopo “A2″, nella formula), piuttosto che scrivere a mano… ma sapere cosa vuol dire direi che non guasta.

A questo punto, premiamo invio, e vediamo il risultato:

Excel va a pescare il valore “Giovanni” e mi restituisce il valore che ha a fianco, cioè l’età.

Ora selezioniamo la cella B2 e premiamo sulla tastiera “Ctrl C ” , cioè contemporaneamente il tasto CTRL e il tasto C (è la scorciatoia per la funzione “copia”).

Fatto ciò, selezioniamo un bel po’ di celle sotto la B2, in questo modo:

Una volta selezionate le celle, premiamo CTRL V (che è la scorciatoia per incollare i dati, cioè la nostra formula).

Che schifezza di risultati ! Eppure è normale che sia così: nelle celle a fianco a quelle che non hanno valori (i nomi di battesimo), comparirà un tristissimo ” #N/D “, che significa semplicemente che Excel non trova quello che vogliamo.

A questo punto, possiamo DIMENTICARCI della colonna B (l’abbiamo preparata a puntino con la sua bella formula all’interno), e possiamo iniziare a lavorare sulla colonna A, inserendo i nomi che vogliamo per vedere se c’è corrispondenza con i nostri dati.

Un piccolo esempio:

Come possiamo vedere, le celle nelle quali scriviamo un nome di battesimo contenuto nel foglio dati, darà come risultato nella colonna a fianco l’età della persona. In caso non vi sia corrispondenza, il risultato sarà, ovviamente ” #N/D.

Spero che la guida possa essere stata utile a molti !

Alla prossima,

Gorilla