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Mini corso Excel: Parte 5 – tabelle pivot

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Ed eccoci alla quinta puntata di questo avvincente (:-|) mini corso di Excel. Ne approfitto per dirvi che, se doveste avere bisogno di comprendere meglio un determinato argomento relativo al foglio di calcolo più famoso del mondo, non avete che da chiederlo nei commenti.

In questa puntata vorrei parlare delle tabelle Pivot, che tante volte mi hanno facilitato la vita in ambito lavorativo (che poco ha, purtroppo, a che vedere, con il mondo della tecnologia e dell’elettronica di consumo, ma che richiede un massiccio utilizzo di Excel :-) ).

Vediamo a cosa servono e come si utilizzano.

Le tabelle Pivot sono uno strumento assolutamente imprescindibile per chi utilizza Excel per elaborare basi dati di una certa dimensione. Non conoscere questo strumento significa non sfruttare Excel al massimo delle sue potenzialità, e significa che un lavoro che potreste fare in 5 minuti, dovrete farlo in mezz’ora.

Come dicevo, la funzione principale delle tabelle Pivot, è quella di consentire una agevole organizzazione dei dati.

Facciamo un esempio.

Prendiamo, come base di partenza, una semplice base dati (nella vita reale avrete sicuramente basi dati composte da 30.000 righe e 30 colonne, ma non posso utilizzarne una di queste dimensioni in un esempio !):

Come vedete abbiamo una base dati all’interno della quale ogni riga rappresenta una persona, ed ogni colonna un dettaglio relativo alla persona stessa (ad esempio l’impiego, l’età, la città e lo stipiendio).

Le tabelle pivot ci consentono di prendere questi dati e riorganizzarli secondo nostra necessità.

Vediamo quindi come creare una tabella Pivot.

Clicchiamo sul menu “Dati” e poi “Rapporto Tabella Pivot” (il nome del menu potrebbe essere leggermente differente a seconda della versione di Excel che state utilizzando, così come l’impostazione grafica delle finestre, ma il succo non cambia).

Nella finestra di dialogo che si aprirà, selezioniamo “Elenco o Database Microsoft Excel” e clicchiamo su Avanti.

A questo punto excel ci chiederà dove si trovano i dati che vogliamo organizzare nella tabella pivot che stiamo per creare: selezioniamoli (dalla cella A1 alla cella F7) con il mouse oppure scriviamo direttamente l’intervallo e cioè

Foglio1!$A$1:$F$7   (sempre che il vostro foglio di lavoro si chiami “Foglio1″).

A questo punto fate click su “Avanti” e successivamente su “Fine”. Excel avrà creato una tabella Pivot (ancora vuota, per adesso) in un nuovo foglio di lavoro.

Cosa ci possiamo fare ? Vediamo prima di tutto come si presenta.

Come possiamo vedere le zone che possiamo modificare, sono 4:

Campi Riga;
Campi Colonna;
Campi Pagina;
Dati

Invece di dare sterili definizioni ai quattro elementi, vediamo un esempio semplice fatto con la base dati che abbiamo selezionato precedentemente:

Dal menu contestuale che si apre non appena facciamo clic su una qualsiasi cella di una tabella pivot, trasciniamo l’elemento “Professione” nei campi riga, e l’elemento “Stipendio” nel campo dati. A quest’ultimo verrà automaticamente assegnata la funzione “somma”: in altre parole, Excel provvederà a raggruppare i nostri dati per l’elemento “Professione” e sommerà i relativi stipendi.

Avremo, come risultato, questo:

Nella nostra base dati, gli impiegati guadagnano complessivamente 1000 euro, gli imprenditori 2.700 euro mentre i professionisti 4.700 euro. In totale le persone della nostra base dati guadagnano 8.400 euro.

E se volessimo sapere quando guadagna, in media, ogni tipologia di professione ?

Ci basta fare click su uno qualsiasi dei campi dati (per esempio la cifra 2.700), e col tasto destro del mouse selezionare “impostazioni campo”. A questo punto, al posto di “somma”, selezioniamo “media“.

Notate come cambia il “titolo” della tabella pivot (non è un reale titolo, ma non trovo definizione più a datta).

Da “Somma di Stipendio”, che significa: “Sto facendo la somma degli stipendi per ogni tipologia di professione“,

a “Media di Stipendio”, che significa “Sto facendo la media degli stipendi per ogni tipologia di professione“.

Ecco una schermata:

Come possiamo vedere, tutti gli importi sono variati, rispetto a prima (tranne il primo, relativo allo stipendio dell’impiegato: in questo caso, il valore medio è uguale a quello della sommatoria perchè c’è un solo impiegato nella base dati, per cui i due valori saranno equivalenti): Excel calcolerà automaticamente, per ogni professione, la media dello stipendio guadagnato.

Per tornare alla situazione di partenza, selezioniamo un importo medio a caso (ad es. 1000), facciamo click su impostazioni campo e selezioniamo “somma”.

Ora aggiungiamo qualche dettaglio. Proviamo ad aggiungere il nome.

Clicchiamo su una zona qualsiasi della tabella pivot, e dal menu contestuale che compare, trasciniamo il campo “cognome” di fianco alla colonna che contiene le professioni.

Capita, a questo punto, un fatto interessante e molto utile: Excel suddividerà, per ogni tipo di professione, gli stipendi guadagnati da ciascun “Cognome” e creerà un sub-totale nel quale si potrà continuare a visualizzare qual è la somma totale guadagnata da ogni tipologia di professione.

Complichiamo ancora un po’ le cose e trasciniamo l’elemento “Età” all’interno dei campi colonna.

Comparirà questo:

In sostanza, oltre a tutte le informazioni già presenti prima, abbiamo aggiunto, organizzate per colonna, le varie età delle persone coinvolte nella nostra base dati.

Sapremo quindi che le persone che hanno 18 anni guadagnano complessivamente 1.000 euro, chi ne ha 28 ne guadagna 2100, chi ne ha 35 ne guadagna 3300 e chi ne ha 76 ne guadagna 2000.

Ora aggiungiamo ancora un “filtro” alla nostra tabella pivot: l’elemento “città”. Proviamo a trascinarlo nei campi “Pagina” (il campo più in alto, sopra la tabella pivot).

Ora avremo la possibilità di visualizzare i dati relativi alle persone di ogni singola città, a nostra scelta. La situazione iniziale ci fornirà una panoramica complessiva, come questa:

Come vedete, nel campo pagina “città”, è visualizzato il parametro “Mostra tutto”, cioè Excel ovviamente non sceglie un parametro di suo gradimento, ma ci consente di selezionarlo a nostra volta. Proviamo a selezionare “Roma”.

Come vedete, in questo modo, la tabella pivot ci mostra tutti i dettagli che abbiamo richiesto in precedenza (ovvero lo stipendio delle persone nel database, suddivise per professione, cognome ed età), ma per la sola città di Roma.

Un’ultimo consiglio sui totali: se non volete visualizzare i sub-totali per ogni elemento che avete trascinato nei campi riga, vi basterà fare doppio click sul campo del quale non volete il sub-totale e selezionare “Sub-totali:nessuno”. La tabella pivot risulterà quindi questa:


Concludo questa piccola trattazione specificando ancora una volta che, ovviamente, le tabelle pivot non vi serviranno con basi dati di limitate dimensioni come quella dell’esempio, ma saranno assolutamente preziose nel caso doveste scontrarvi con database da 30.000 righe molto complessi.

Sperando che la guida vi sia stata utile,

al prossimo articolo,

Gorilla

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  1. avatar
    • Elena
    • aprile 22nd, 2012

    Mi spiega come fare le tabelle pivot?

  2. avatar
    • ALI
    • febbraio 26th, 2014

    Una domanda,
    quando sposto i campi per creare la tabella Pivot, nella tabella vengono inseriti solo i dati relativi al cognome ( ad esempio PIco, pallino, etc ) senza però inserire l’intestazione della colonna COGNOME. Perchè??Thanks a lot!!

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