Mini corso di Excel: parte 2 – dividere testo in colonne

Seconda puntata di questo mini corso di Excel (nella prima puntata ho parlato del cerca.vert)

Questa volta voglio parlare di un insieme di funzioni Excel che vi aiuteranno nell’arduo compito di “isolare” parti di testo, cioè, a partire da una “stringa” (una frase, una parola, o qualsiasi altra informazione testuale), Excel ne può estrarre una parte con determinati criteri.

Vediamo un caso classico: abbiamo trovato da qualche parte una lista contatti, ma ci interessa avere i vari dettagli separati per “campo” (cioè: Nome, Cognome, Indirizzo, ecc…) e non tutti insieme nella stessa cella.

Ci sono due situazioni di partenza molto differenti.

1) Nella stringa di testo ci sono dei delimitatori, ovvero la situazione è questa:

Come vedete, è una situazione di partenza già molto “fortunata”, perchè ogni “campo” è già delimitato da un simbolo (in questo caso la virgola), questo ci agevola non poco la vita. Vediamo come fare per separare i campi e metterli in colonna.

Occorre usare la funzione “Testo in colonne”, selezionandola dal menu “Dati”:

Comparirà una finestra di dialogo che ci consentirà di dire ad Excel qual è il delimitatore da usare per separare i campi.

Prima di tutto selezioniamo “delimitati”

Dopo di che, selezioniamo “altro” ed inseriamo la virgola nello spazio a fianco. Verifichiamo che excel interpreti il tutto correttamente (campi sottostanti)

A questo punto premiamo il pulsante “Fine”: il nostro testo sarà correttamente diviso in colonne.

Spesso però ci si trova davanti a situazioni di partenza molto più complicate, per cui dovremo ricorrere all’uso di alcune forumule. Ed è il secondo caso:

2) Nella cella di partenza non ci sono delimitatori o ve ne sono di diversi

E cioè abbiamo i campi delimitati da “delimitatori” diversi tra loro (nel caso, virgole e trattini). Non potremo quindi utilizzare la funzione “testo in colonne”. Come fare ? Vediamo.

Di fianco alla colonna che contiene gli indirizzi, creeremo una colonna che chiameremo “lunghezza”.

In questa colonna verrà calcolata la lunghezza (in termini di numero di caratteri) della cella a fianco (che contiene gli indirizzi).

Posizioniamoci quindi a fianco della cella che ci interessa “misurare” (nel nostro caso vogliamo misurare la cella A3, posizioniamoci in B3) e scriviamo:    =lunghezza(A3)

Il risultato sarà proprio il conteggio del numero dei caratteri della cella A3. Copiamo la formula anche per le righe sottostanti.

Dopo di che dovremo creare un’altra colonna nella quale verrà calcolata la posizione del primo separatore che ci interessa isolare, nel caso, la virgola. Posizioniamoci quindi nella cella C3 e scriviamo:

=trova (“,”;A3)

La funzione trova ci restituisce la posizione del testo che vogliamo cercare (nel nostro caso la virgola) all’interno della cella che la contiene. E’ importante sottolineare che il primo parametro (il testo che vogliamo cercare) sia posto fra le virgolette   “   “  , nel nostro caso:    “,”   (la virgola è tra le virgolette).

Adesso possiamo “tirare fuori” il dato “Nome e Cognome”.

Posizioniamoci nella cella D4 e scriviamo

=SINISTRA(A3;C3-1)

La funzione “sinistra” ci consente di prendere la parte sinistra del testo di una data cella. Nel nostro caso avremo che la cella che contiene il testo da “spezzare” è la A3, ed il numero di caratteri da prendere in considerazione è contenuto nella cella C3 (che abbiamo calcolato in precedenza). In altre parole, stiamo dicendo ad excel di prendere la parte sinistra della cella A3, e di fermarsi alla virgola. Inseriamo il “   -1  ” finale per evitare che venga preso in considerazione lo “spazio” finale.

A questo punto cerchiamo di estrarre la parte di indirizzo, che si trova a destra di nome e cognome.

Utilizziamo quindi la funzione “DESTRA” che fa la stessa cosa di “SINISTRA” ma al contrario.

Scriviamo quindi:

=DESTRA(A3;B3-C3-1)

Stiamo quindi dicendo ad Excel di prendere la parte destra della cella A3, e di fermarsi alla virgola. La posizione della virgola viene indicata nella formula con la “sotto-formula”  B3-C3: infatti questa operazione ci dice quanti caratteri ci sono, a partire da destra, prima della virgola. Il “   -1 ” viene aggiunto per evitare che venga preso lo spazio.

Avremo così la nostra lista di indirizzi nella colonna E.

Possiamo poi procedere ed isolare anche le due parti dell’indirizzo che sono a destra e a sinistra del trattino, usando lo stesso procedimento (avremo quindi in una cella la via col numero civico, e nell’altra il cap e la città).

Un ultimo passaggio, con gli stessi criteri, ma utilizzando il delimitatore ” spazio “, ci consente di isolare ogni singola parola.

Sperando di aver aiutato qualcuno con questo articolo, vi prego di voler segnalare eventuali parti non chiare o non complete.

Al prossimo articolo,

Gorilla